Evento sportivo in arrivo? Come organizzarlo al meglio, dal primo piano d’azione fino alla “messa in scena”.

Espressione di uno stile di vita all’insegna del benessere personale e della condivisione sociale, in tutto il mondo Occidentale lo sport è un momento importante nella vita di ognuno di noi, un’attività che migliora la condizione fisica e psichica di chi lo pratica. Proprio per questo motivo, oggi più che nei decenni passati, organizzare un evento sportivo significa principalmente promuovere i valori legati alla singola disciplina, favorire la sua fruibilità e generare visibilità alla località e alla specialità sportiva. Ottime occasioni di incontro, spesso volte alla sensibilizzazione della comunità o per promuovere valori come la coesione sociale e la raccolta fondi per enti e fondazioni benefiche, organizzare eventi sportivi sembra sempre una vera e propria…maratona!

Con le Olimpiadi che si avvicinano, poi, si sente ancor più forte la necessità di organizzare il tutto al meglio, per permettere agli sportivi di vivere la totalità dell’evento sportivo al quale prenderanno parte.

Tanti sono gli aspetti da tenere a mente quando si va a progettare un evento sportivo, soprattutto se si è alla prima esperienza. Quali sono i passi da fare, allora, per metter su un evento sportivo indimenticabile?

Ecco punti da seguire per creare un piano efficace

1_Stabilire l’obiettivo e il piano d’azione

Il primo punto è un po’ lo stesso che si ripete ogni qualvolta ci sia un nuovo progetto da lanciare. Prima di tutto, infatti, è necessario stabilire un obiettivo da raggiungere con l’evento sportivo. Partendo da questo step noterete subito che la necessità di creare un team si farà sentire immediatamente. Pensare di poter fare tutto da soli è impossibile e dunque è fondamentale affidare l’intera organizzazione ad un team che coordini i diversi aspetti della gestione dell’evento. Da qui si procede con la divisione dei compiti tra i vari organizzatori, curando l’aspetto amministrativo, burocratico, logistico, del marketing e della sicurezza. Cosa è necessario stabilire sin da subito? I punti all’ordine del giorno sono diversi e tutti hanno bisogno della giusta attenzione. Parliamo di definire:

• attuabilità;
• permessi e regolamentazione;
• durata e data;
• location;
• budget stimato;
• numero di partecipanti;
• sponsor.

Da non sottovalutare assolutamente le tempistiche che, nel caso di un evento sportivo, si aggirano intorno ad un anno, almeno, di anticipo rispetto alla data prescelta.  Questo ci permetterà di rispettare tutti gli impegni e curare nel dettaglio tutto l’evento sportivo, creando un piano d’azione minuzioso da seguire passo per passo.

2_Stima del budget

Un’altra fase spesso sottovalutata è quella della stima del budget, dalla quale invece verrà sicuramente determinata la buona riuscita di un evento. In questa fase si procede ad un calcolo approssimativo delle entrate e delle uscite previste, suddividendole nelle varie categorie e sottocategorie di spesa necessarie, come marketing, elettronica, location, personale e così via. Le voci che non possono assolutamente mancare sono:

• affitto location;
• affitto apparecchiature audio/video e luci, allestimenti, podi, sedie, microfoni, schermi, batterie, ecc;
• staff e costi del personale;
• spostamenti e servizi;
• catering;
• intrattenimento
• marketing e comunicazione dell’evento online e offline
• materiali e allestimento

3_Location e date dell’evento

Organizzare significa anticipare con cura le mosse da fare e, nell’organizzazione di eventi sportivi ciò si traduce nello stabilire, con largo anticipo, di quanti giorni sarà la durata e fissare la data. È importante che la data prestabilita non vada in conflitto con altri eventi dello stesso ambito tenuti nella stessa regione.

Per la scelta della location molto dipenderà dallo sport in oggetto, ma anche in questo caso, muoversi in anticipo è fondamentale, per avere più possibilità di trovare le strutture disponibili nelle date scelte. Sicuramente nella scelta della location rientrano anche molti aspetti da prendere in considerazione, oltre lo sport oggetto dell’evento, come il rispetto delle norme di sicurezza, la disponibilità di sale e spogliatoi, la presenza di parcheggi e di trasporti pubblici.

4_Marketing e promozione dell’evento

La scelta definita di soggetto, data e location darà sicuramente la possibilità di iniziare a lavorare sulla comunicazione, al di fuori del gruppo di lavoro, dell’evento in arrivo. Per garantirsi un’importante partecipazione all’evento è infatti essenziale curarne al meglio la promozione, che può avvenire sia online che offline.

Creare un sito web dedicato all’evento è uno dei primi passi verso la costruzione della presenza online, dove poter trasmettere mission e vision dell’organizzazione e dare informazioni utili a chi vorrà partecipare come spettatore o come sponsor. Qui sarà inoltre possibile collegare una modalità di vendita dei ticket d’ingresso nonché creare una sezione blog da aggiornare con tutte le news del caso fino al giorno dell’evento stesso. Di pari passo la comunicazione sui social network sarà necessaria, in modalità organica e a pagamento, nonché quella offline sotto forma di 6×3 e fioriere, da mettere in atto in un momento più a ridosso dell’evento stesso. 

5_Logistica

Nel mentre che la comunicazione inizierà a portare i propri risultati, altro elemento di fondamentale importanza è quello della organizzazione della logistica. E’ indispensabile infatti occuparsi di:

• attrezzature audio e video;
• luci;
• wifi e internet;
• stand e spazi per gli sponsor;
• sistemi di sicurezza;
• medaglie, trofei e nastri;
• pulizia della location.

Sono tutti aspetti fondamentali che rendono un evento riuscito e curato nei dettagli.

6_Materiale e arredamento 

The last, but not the least, è tutto il materiale e l’arredamento del quale avrai bisogno per realizzare visivamente l’evento. Nel caso in cui la location non disponga delle attrezzature necessarie, potrai noleggiare tutto quello di cui hai bisogno. Le soluzioni messe a disposizione da Allestire Srl ti permetteranno infatti di organizzare al meglio il tuo evento sportivo. Grazie ai nostri specialisti avrai prevedono:

• pannelli e stand personalizzati per gli sponsor;

• fondali e tunnel per retroproiezioni, per creare effetti scenografici unici;

• copertura della pavimentazione con rivestimenti in diversi colori e materiali;

• gazebo e tensostrutture, con supporto e assistenza degli utenti da parte di personale qualificato;

• palchi e pedane modulari;

• desk di accoglienza;

• paline con cordone e tendinastro per delimitare spazi o per ordinare file.

Allestire Srl, Concept e Allestimenti per eventi sportivi

Da anni nel settore del noleggio di allestimenti, strutture e tensostrutture per eventi di ogni tipologia e grandezza, Allestire è in grado di fornire un servizio all inclusive per ogni tipologia di evento sportivo.

Allestire si avvale della consulenza di designer, architetti e visual merchandiser per la creazione di allestimenti di stand indoor e outdoor, per la creazione di concept, con pareti rigide, pannelli e banner, allestiti per la creazione di box, divisione interne ed installazioni. Grazie al settore falegnameria e carpenteria è inoltre possibile personalizzare forme e colori.

Contatta Allestire Srl al 345 1793194 oppure compila il form sottostante per iniziare ad organizzare, insieme a noi, la strutturazione del tuo evento sportivo.