Organizzare un evento aziendale di successo

Più facile a dirsi che a farsi, organizzare un evento aziendale è sempre un lavoro che richiede sforzi talvolta inimmaginabili, talvolta anche solo per capire cosa realmente si intenda per evento aziendale. È infatti importante avere, sin da subito bene in mente cosa si intende fare partendo da una check list ben fatta per assicurarsi di non trascurare passaggi e dettagli fondamentali. Fondamentalmente sono due le domande che è necessario porsi prima di iniziare con i lavori: quale tipo di evento aziendale voglio organizzare e perché?

Cosa è un evento aziendale

Quando si parla di evento aziendale siamo fondamentalmente di fronte ad un incontro dedicato alle persone che lavorano per un’azienda, ma questa definizione potrebbe apparire piuttosto riduttiva ai giorni nostri, dal momento che per evento aziendale oggi possiamo intendere tantissime modalità di evento:  una convention per la forza vendita, un meeting, una cena di gala, un cocktail party per clienti e molto di più.

Perché stai pensando di organizzare un evento aziendale?

Gli obiettivi che ci si possono raggiungere con un evento aziendale sono davvero tantissimi, molto spesso in linea con quelli più generali della comunicazione e del marketing aziendale. Certo è che decidere di organizzare un evento aziendale senza aver nulla d’importante da comunicare è una grandissima perdita di tempo e uno spreco di risorse. Un evento aziendale nasce come bisogno ad una domanda ben precisa dell’azienda, dalla necessità di mettere in mostra un prodotto valido da poter vendere o uno scopo utile da raggiungere. Se abbiamo bene in mente lo scopo che vogliamo raggiungere con il nostro evento e riteniamo che lo sforzo valga la pena, allora possiamo andare dritti ad analizzare i diversi step necessari per organizzare un evento aziendale perfetto.

Organizzare un evento aziendale: quali sono gli step fondamentali

Prima dell’evento, una fase importantissima è quella che riguarda la progettazione e l’organizzazione. Da qui, infatti, dipende la buona riuscita dell’evento stesso. Partendo da briefing generale, il momento in cui l’evento nasce di fatto, sarà importante definire esattamente cosa ci si aspetta dall’evento, stabilendo le linee guida.

Dopo di che non si può non parlare di Budget, in quanto il budget che si avrà a disposizione determinerà i passi da fare. Solo organizzandolo in riferimento a tutti gli elementi che dovranno necessariamente far parte dell’evento sarà possibile dedicare il giusto ad ogni step dell’evento stesso.

Una volta stabilite le linee guida dell’evento si passa alla creazione del team, da costruire in base alle competenze e all’attinenza dei ruoli con l’evento, ma anche tenendo in considerazione personalità e attitudini.

Quando le idee inizieranno ad esser chiare, il passo da fare sarà quello della scelta della location e dell’allestimento.

Nella scelta della location è bene domandarsi quali siano le necessità specifiche e i requisiti che la location deve avere per soddisfare le richieste del nostro evento.  Dopo aver esplorato l’offerta di sedi congressuali presenti nel territorio in cui si terrà l’evento e aver definito quale farà al caso tuo, arriva il momento di contattare una ditta che si occupi dell’allestimento della location prescelta, e per questo c’è Allestire Srl, da anni al servizio delle aziende con i migliori allestimenti e arredi per location per eventi.

Arrivati a questo punto, stilare una checklist è quello che ti serve. Qui dovrà essere riportato ogni minimo dettaglio e passaggio, perché solo così tutto potrà andare “secondo i piani”. Data prescelta, controllando che non sia in concomitanza con qualche grande evento che potrebbe ‘disturbare’ il vostro, durata, fornitori di servizi, dal catering per il coffee break, passando per le cene di gala e i buffet, fino a luci, servizi audio, traduzioni, se necessarie. E in un batter d’occhio saremo arrivati al momento dell’invio degli inviti.

Ma attenzione, perché gli inviti oggi saranno pure necessari per, come si definisce, la facciata, ma tanto altro sarà importante mettere in moto per far sì che il nostro evento abbia successo. Lo storytelling oggi è tutto e non prevedere azioni social che vadano a raccontare chi siamo e in cosa consisterà il nostro evento è come non aver mai iniziato ad organizzarlo. Una parte del nostro budget dovrà infatti esser destinato a creatività, copywriting, azioni di social media engagement e community, cosi da ampliare ancho di più il nostro pubblico di riferimento, sempre rimanendo in target.

Allestire Srl, Concept e Allestimenti interni per eventi aziendali

Da anni nel settore del noleggio di allestimenti, strutture e tensostrutture per eventi di ogni tipologia e grandezza, Allestire è in grado di fornire un servizio all inclusive per ogni tipologia di fiera o evento.

Allestire si avvale della consulenza di designer, architetti e visual merchandiser per la creazione di allestimenti di stand indoor o la creazione di concept, con pareti rigide, pannelli e banner, allestiti per la creazione di box, divisione interne ed installazioni. Grazie al settore falegnameria e carpenteria è inoltre possibile personalizzare forme e colori.

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